会议准备过程中的礼仪

0
37

\r (2)拟发会议通知。按常规,举行正式商务会议 均应提前向与会者下发会议通知。它是指由会议的主办 单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件,同时 还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。基层商务人员 在这方面主要应做好两件事。其一,拟好通知。会议通 知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、 报到地点以及与会要求等要点组成。拟写通知时,应保 证其完整而规范。其二,及时送达。下发会议通知,应 设法保证其及时送达,不得耽搁延误。具体来说,会议 通知主要包括以下六项:\r ①标题,其重点在于交代会议名称。\r ②主题与内容,这是对会议宗旨的介绍。\r ③会期,应明确会议的起止时间。\r ④报到的时间与地点,对交通路线特别要交代 清楚。\r 会议的出席对象,如对象可选派,则应规定具体 条件。\r ⑥会议要求,它指的是与会者材料的准备与生活用 品的准备,以及差旅费报销和其他费用等问题。\r (3)起草会议文件。会议中用到的各项文件材料, 均应于会前准备妥当。其中的主要材料,还应做到与会 者各执一份。需要认真准备的会议文件材料,最主要的 当数开幕词、闭幕词以及报告的主题。要合理安排好与 会者的招待、服务工作。\r (4)常规性准备。负责会务工作时,往往有必要 对一些会议所涉及的具体细节问题,做好充分的准备工 作。其一,做好会场的布置。对于举行会议的场地要有 所选择,对于会场的桌椅要根据需要作好安排,对于开 会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、录音、空 调、通风设备和多媒体设备等,应提前进行调试检查。 其二,根据会议的规定,与外界搞好沟通。比如向有关 新闻部门、公安保卫部门进行通报。其三,会议用品的 釆办。有时,一些会议用品,如纸张、本册、笔具、文 件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具,还需要补 充、采购。\r 礼仪禁忌\r 切忌对会议内容事先不做准备工作,使得领导 只能作临场发挥。一旦发挥不好,对会议预期的结果大 打折扣。\r 2.切忌对一些必备的资料,不小心保管或妥善处 理,以致临会时,手忙脚乱,使得会议过程中出现 “暂停”状态。\r 3.如果在座次上是自由就座的话,应该靠里、靠 中间落座,而不是坐在一排座位的进口,致使每次别的 与会者找座时,非得与你周旋一番。\r 4.切忌参会之前,对会议内容一无所知,致使参 会时不能作好听讲或记录,散会时对会议内容没有一个 清晰的概念。这既不尊重会议领导方人员,又让自己开 了一个“糊涂会”。\r 5.切忌总与别的与会者穿得与众不同,以引起大 家对你的注意。\r 6.会议期间,一般由主办方或会议主持者提供饮 料。切忌自带自己喜欢的饮料,当着众人的面大口大口 地往嘴里灌。\r 礼仪技巧\r 一般而言,与会人员在出席会议时应当遵守的会议 要领,主要有以下四项内容:\r 1.规范着装。开什么样的会议,穿什么样的服装。\r 2.严守时间。\r 3.维护秩序。\r 4.专心听讲。\r 商务人员必不可少的一件事情,就是要安排会议、 主持会议或者参加会议,因此,会议自然也就成为商务 活动中的重要组成部分之一。在很多情况下,商务人员 时常需要亲自办会。所谓办会,指的就是从事会务工 作,即负责从会议的筹备工作直至会议的结束以及会后 的一系列具体事宜。会务礼仪,主要指的就是有关办会 的礼仪规范。\r 商务人员在负责办会时,必须注意以下两点:\r (1)办会一定要认真。奉命办会,就要一心投入, 谨慎对待,精心策划,务必开好会议,并为此而做到无 所遗落、一丝不苟。\r (2)办会一定要务实。召开会议旨在解决实际问 题。在这个前提下,要争取少开会、开短会,严格控制 会议的数量与会议规模,形成良好的会风。\r

分享
前一篇文章毒素步骤
下一篇文章GE的人才经

没有评论

回复